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2004年05月28日
メールのやり取り
昨日はネタがなかったので、パソコンの話でお茶を濁しましたが、今日もちょっとそれ系の話。
現在ほとんどのお客様とは、メールのやり取りができる状況です。書類の送付についても、速達やバイク便よりも早いので、押印の必要な書類はメールにて送ったりしています。お客の大半はワードを利用しているので、書類もワードで送ったりしています。
しかしワードだとお客の方で容易に変更できますので、困ったことになる時があります。お客さんが勝手にファイルを変更して、押印してくる場合です。そのまま印刷してもらえば、登記上何の問題もないのですが、「このくらいの些細な変更は大丈夫だろう。」と判断し、変更してしまうのです。
お客にとってあまり気にならない記載であっても、その記載の一文字一文字に意味がある場合が多く、変更されると登記できなくなる場合だってあります。送信する前でかなり内容をチェックしていますので、登記できない事は普通ありません。押印後の書類にまさか変更点があるなんて思いもしないので、そのまま法務局に提出するとアウト。「変更しちゃダメですよ。」といくら伝えても、「このくらいいいや。」と変更されるようです。
変更しにくいように、ＰＤＦで送るのも手ですけど、ＰＤＦだと送ったら送ったで、「やっぱりワードでも送って下さい。」とか言われてしまいそうです。でも将来的にはＰＤＦでセキュリティかけて送信するのが一般的になりそうな気もします。
何かいい手があったら教えて下さい。
投稿者 harada : 2004年05月28日 12:00